Aus der praxis
Energiekonzern managt Rechtsangelegenheiten mit SAP-integrierter Rechtsakte
Die Mainzer Stadtwerke (MSW) managen mit dem SAP Add-on CLC-PADD® Legal+ ihre vollständigen rechtsrelevanten Informationen und Dokumente in einer SAP Rechtsakte – dies alles mittels modernster Apps, basierend auf dem SAP Fiori Standard.
Die Mainzer Stadtwerke und das SAP Add-on CLC-PADD® Legal+
Zuvor wurde eine Datenbanklösung genutzt, die eine unzureichende Usability und nur ein Bruchteil der benötigten und gewünschten Funktionalitäten bot. Die Verantwortlichen der MSW haben sich für die Neuausrichtung bewusst für eine flexibel anpassbare, SAP-integrierte Lösung der CLC xinteg GmbH entschieden.
SAP-Integration bietet klare Vorteile
Eine klassische Rechtssoftware kann oft nur bedingt an den eigenen Bedarf angepasst werden, und Nutzer müssen sich dabei häufig mit Standardfunktionalitäten zufriedengeben. CLC-PADD® bietet deutlich mehr Möglichkeiten, die individuellen Anforderungen und Sonderwünsche zu realisieren, ohne dabei auf standardisierte Funktionen und Module wie Wiedervorlagen, Überwachung von Vertragslaufzeiten, Verwaltung von beteiligten Instanzen etc. verzichten zu müssen. Die nahtlose SAP-Integration bietet zudem den Vorteil einer direkten Anbindung an andere Unternehmensprozesse und Stammdaten. Und auch die vorhandene SAP-Infrastruktur (Archivierung, Sicherheit, Supportmöglichkeiten etc.), kann genutzt werden, was den Vorteil deutlich kleinerer Aufwände innerhalb der IT zur Folge hat.
„Es handelt sich eben nicht um eine fest vorgegebene Standardlösung von der Stange, sondern um ein Add-on, das jederzeit nach eigenen Anforderungen angepasst werden kann – aber nicht muss“, so Jonas Niedrig, Projektleiter bei CLC xinteg.
Das SAP Add-on CLC-PADD® Legal+ bietet maximale Flexibilität: einerseits durch bedarfsgesteuerte Implementierung weiterer Funktionalitäten, andererseits können die Anpassungswünsche der Fachbereiche schnell und mit wenig Aufwand realisiert werden.
Praxiserprobte Implementierung über „Agiles Prototyping“
Bereits wenige Wochen nach Projektstart konnte das Team aus IT-Verantwortlichen der MSW und CLC-Beratern für die Rechtsabteilung eine erste Anwendung bereitstellen, welche weitreichende Funktionalitäten beinhaltete. So war es den Anwendern bereits in einem frühen Stadium möglich, bestehende Anforderungen direkt anhand der neuen Rechtsakte praxisnah zu verifizieren und bei Bedarf noch einfach und komfortabel zu justieren.
Mit dieser in der CLC-Praxis erprobten Vorgehensweise ging es dann mit wenigen Iterationen voran bis zur finalen produktiven Anwendung.
In der Rechtsabteilung rund um die Referatsleiterin Frau Ludes, haben sich die Fachkollegen engagiert und jeden Stand der neuen Rechtsakte aktiv mitgestaltet und mitentschieden. „Das sieht man auch eindeutig am Endergebnis und an der Akzeptanz der neuen Lösung“, so Stephan Muth, Referent Enterprise Content Management und verantwortlich für die Bereitstellung der Rechtsakte bei den Mainzer Stadtwerken.
Sinnvolle Funktionalitäten über eine moderne Weboberfläche
Letztendlich bietet die Rechtsakte nun alle Funktionalitäten, die der Fachbereich zum effektiven Arbeiten benötigt. Neben der modernen App-basierten Anwendung, die dem Nutzer die benötigte Übersicht bietet, wurde im Zuge des Projekts auch die Integration der SAP-Debitoren-Stammdaten realisiert, die bisher permanent händisch gepflegt werden mussten. Hier bietet die Anwendung die Möglichkeit der Auswahl und Neuanlage von Rechtsbeteiligten. Darüber hinaus wurden automatisierte Prozesse generiert, welche die verantwortlichen Ansprechpartner über Wiedervorlage- oder Einspruchsfristen per E-Mail informieren.
Die Anwender des Rechtsreferats profitieren von einer übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen und Dokumente zu einer
Rechtsangelegenheit. Dazu gehört neben der intuitiven Dokumentation aller am Rechtsfall Beteiligten wie Anwälte, Versicherung, Gesetzlicher Vertreter etc. auch die Möglichkeit, Termine zu pflegen oder innerhalb der Akte flexibel zu suchen. Eine dedizierte Berechtigungsprüfung wird durchgeführt, und ein durch den Fachbereich selbst definiertes Deckblatt zum Rechtsfall kann als PDF-Datei exportiert werden, welches übersichtlich die wichtigsten Informationen zusammenfasst.
„Eine rundherum zeitgemäße und flexible Lösung, die uns wirklich überzeugt und Spaß macht“, so Stephan Muth.
KUNDE
Mainzer Stadtwerke AG
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