Migration von Lotus Notes Anwendungen in SAP

Obwohl Unternehmen heutzutage ein führendes ERP-System zur Unterstützung strategischer Geschäftsprozesse nutzen, findet man immer noch eine Vielzahl von Altanwendungen vor, welche als Insellösungen über Jahre hinweg isoliert entwickelt und optimiert wurden. Dabei liegen doch Effizienzgewinne und Mehrwerte auf der Hand, die mit einer Ablösung dieser Anwendungen durch bereits im ERP-System integrierte digitale Vorgänge und Funktionen erzielt werden können. „Erfahrungen unserer jahrelangen Praxis bestätigen dies“, betont CLC-Geschäftsführer Christian Bach.

Besonders, wenn eine bisher eingesetzte Insellösung allem Anschein nach gut funktioniert, ist die Unsicherheit der Fachabteilungen groß und der Schritt zur Ablösung scheint riskant: „Immerhin ist die Anwendung doch technisch ausgereift und nur für diesen einen bestimmten Zweck entwickelt“. Weitere Bedenken gibt es hinsichtlich großer Datenmengen, die doch mit in ein neues System überführt werden müssten. Und die Frage, ob der Prozess auch nach der Integration ins führende ERP-System so gut abzubilden ist wie vorher, fällt ebenso ins Gewicht. Dennoch scheint die Annahme „Never change a running system“ hier tatsächlich fehl am Platz zu sein.

Christian Bach: Oftmals sind eingesetzte Anwendungen aus einem ganz bestimmten Bedarf entwickelt worden, und sind danach historisch gewachsen. Bedarfe und neue Anforderungen werden regelmäßig „auf die Schnelle“ eingebaut, ohne dies großartig integrativ zu durchdenken und zu dokumentieren. Irgendwann kommt man so zwangsläufig an einen Punkt, an dem eine fehlende Übersichtlichkeit, Modernität oder Erweiterbarkeit Anlass geben zu prüfen, ob neue Anforderungen für das Altsystem überhaupt noch passen, und deren Umsetzung zukunftsorientiert ist. Letzteres geschieht dann gerne im Zuge eines Business Process Reengineerings, welches wir begleiten.

Christian Bach: Da gibt es viele! Beispielsweise, dass man innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur die Lizenzmodelle der Altsystemhersteller nicht mehr akzeptieren möchte. Auch eine veraltete Technologie als Basis des Altsystems ist ein häufiger Grund. Ebenso bedeutet die Pflege von Insellösungen mehr gebundene Kapazitäten in der eigenen IT: Viele verschiedenartige Systeme im produktiven Betrieb zu halten und zu pflegen, das bindet natürlich Ressourcen.

Christian Bach: Ein isolierter Datenbankkontext einer Altanwendung hilft für eine ganzheitliche Prozessabbildung wenig weiter. Hingegen bietet die Überführung einer Anwendung in ein SAP-System den großen Vorteil, direkt im ERP-System die Geschäftsprozessdatenintegration zu leben, und somit auf das Entwickeln aufwendiger Schnittstellen verzichten zu können. Daraus resultiert, dass sämtliche Vorgänge dynamischer und flexibler abgebildet werden können in nur einem System. Dies wiederum wird in Konsequenz sehr positiv von allen Unternehmensbereichen aufgenommen, auch weil damit übergreifende Vorgänge anhand von Kerndaten gleichartig in der Bedienung durch die Anwender sowie technisch einheitlich gesteuert werden können.

Christian Bach: Beispielsweise das Vorhandensein unterschiedlicher Interessenlagen der beteiligten Abteilungen im Unternehmen kann in der Projektpraxis durchaus anspruchsvoll werden. Die Interessen der IT müssen nicht zwangsläufig mit denen einer Fachabteilung übereinstimmen, sodass es hier von großer Bedeutung ist, auch einmal ein wenig zu vermitteln, Ängste zu nehmen und Sorgen zu reduzieren. Unsere jahrelange Erfahrung im Change Management ist hier sicherlich sehr förderlich.

Denn technisch ist heutzutage so gut wie alles umsetzbar, die Herausforderungen liegen aber oftmals darin, einen überzeugenden Kompromiss in der Umsetzung hinsichtlich des „Faktor Mensch“ zu finden. Man sollte sich genau ansehen, welche Abteilungen bei einer anstehenden Ablösung der Anwendung im Fokus stehen. In der IT-Abteilung eines Unternehmens besteht in der Regel eine eindeutige Tendenz in Richtung der Nutzung genau eines führenden ERP-Systems, und demnach der Ablösung isolierter Anwendungen. Dort hat man Bedenken, wie lange die alte Insellösung überhaupt noch mit eigenem Wissen und Kenntnis betreut werden kann. Hingegen auf Anwenderseite der Fachabteilungen herrscht gerne die Meinung vor, bitte ja nichts zu ändern, wenn sich doch schon über lange Zeit ein gewisser Workflow der Altanwendung etabliert hat.

Christian Bach: Da wir als CLC hauptsächlich mit SAP arbeiten und Projekte durchführen, kann ich das als eher unkritischen Faktor definieren. Tatsächlich können die in unserer Praxis genutzten SAP-Anwendungen erstmal grundsätzlich „alles“ an Datenformaten aufnehmen und verarbeiten – hierbei kommt es natürlich auch immer ein wenig auf die Datenqualität des Quellsystems an, inwieweit erst noch dort eine Aufbereitung erfolgen muss. Theoretisch besteht die Herausforderung eher darin, das Altformat der Daten aus der Altapplikation heraus zu exportieren, wenn solche Funktionen bei der ursprünglichen Einführung nicht mit eingeplant worden sind. Meist sind die Extraktions- und Importwerkzeuge aber für alle Datenformate geeignet, sodass hier keine großen technischen Herausforderungen bestehen.

Eine typische Datenbank als Altsystem ist Lotus Notes, das noch immer in sehr vielen Unternehmen genutzt wird.

Christian Bach: Das ist richtig, aber hier geht der Trend ganz eindeutig in Richtung einer Ablösung, gerade wenn wirklich schon ein vollwertiges ERP-System vorhanden ist. Notes Datenbanken haben in sämtlichen Unternehmen die unterschiedlichsten Aufgaben übernommen, die aber problemlos auch durch SAP abgebildet werden können.

Christian Bach: Wir haben in den vergangenen Jahren viele unterschiedliche isolierte Applikationen abgelöst und in SAP integriert. „Typisch“ im Sinne von wiederkehrend waren und sind dabei beispielsweise Anwendungen für das Management von Produktdaten, Produktentwicklung und Änderungsprozessen, sowie Gate Reviews für Projekte. Aber auch Datenbanken für ein unternehmensweites Antragswesen oder CAPEX-Investitionen mit kontrollierten Freigabeprozessen sind Gegenstand unserer Projekte. Und aktuell begleiten wir Konzerne der chemischen Industrie in der Ablösung produktiver Lotus Notes Datenbanken, innerhalb derer Studienberichte mit Bezug zu chemischen Stoffen eingestellt, verwaltet und workflow-basiert freigegeben werden. Unternehmensintern wurde die Entscheidung getroffen, diese Lotus Notes Applikationen nicht mehr weiter zu nutzen. Somit ergibt sich der dringende Bedarf, eine zukunftsorientierte Applikation bereitzustellen, mit der die sensiblen „dokumentbasierten“ Geschäftsprozesse nahtlos weitergeführt werden können. Eine längst notwendige Optimierung der Benutzerfreundlichkeit sowie die Bereitstellung moderner, rollenbasierter Apps und digitaler Assistenten für die Anwender spielen hier eine große Rolle. Ferner vertraut man auf unsere Fähigkeit, integriert im SAP-System ein übergreifendes Dokumentartenkonzept, und ein zukünftiges Gesamt-Datenmodell mit Bezug zu existenten SAP-Geschäftsdaten aufzubauen.

Christian Bach: Am Anfang geht es darum, einen Export der relevanten Dokumente aus Lotus Notes zu ermöglichen – selbstverständlich inklusive der in Lotus Notes definierten Verschlagwortung bzw. Metadaten. Das Ziel: Die Bereitstellung aller relevanten Alt-Daten und -Dokumente in strukturierter Form. Diese Informationen werden dann mit der „CLC-PADD® Process Engine“ kontrolliert, reihenfolgerichtig und regelbasiert unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten in die neuen Zielstrukturen der SAP-Lösung importiert. Dabei wird dann auch die bereits bestehende SAP-Archiv-Infrastruktur einfach genutzt, ein weiterer Vorteil der jetzt direkten Integration in eine SAP-Landschaft! Auf Basis der im Vorfeld von CLC definierten Dokumentartenkonzepte, Datenmodelle und Workflowabläufe erfolgt letztendlich eine Ableitung von Digitalen Vorgängen auf Basis CLC-PADD® im SAP-System, zu denen die überführten Informationen des Altsystems zugeordnet werden. Parallel wird der Bedarf an UI5-basierten Apps für ausgewählte Anwendergruppen abgeleitet, die wir mit unserer CLC-PADD® S Suite+ generieren können. Und wenn unsere Kunden soweit sind, Cloud-Service-Modelle auf Basis der SAP Cloud Platform zu diskutieren, stehen wir auch hierzu bereit!

Vielen Dank für die Zeit und das Interview!

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