Der digitale Antragsprozess

Besonders im Zuge der Corona-Krise und den zugehörigen Kontaktbeschränkungen wurde die Notwendigkeit der Digitalisierung in vielen Bereichen noch einmal mehr Gewissheit. Anträge haben beispielsweise in jedem Unternehmensbereich nach wie vor eine große Bedeutung. Bildet man diese Prozesse direkt im ERP-System digital ab, spart man Zeit, Kosten und Nerven.

Nicht nur im Bewerbungsprozess, auch bei der Vergabe von Berechtigungen für ein Sys­tem oder bei der Beantragung von Technik kommen Formulare zum Einsatz. Auch Urlaubsanträge werden innerhalb vieler Unter­nehmen mit Genehmigungsworkflows rea­li­siert. Praktisch kann jedoch jeder Antrags­prozess digital abgebildet werden. Das Prin­zip: Der An­tragssteller füllt ein Formular aus, das be­rechtigte Gegenüber genehmigt den An­trag – im besten Fall zeitnah. Nachgelagerte Prozesse arbeiten mit diesen Daten dann automatisch weiter.

Die Beantragung von Elterngeld, Anträge für Fördergelder für das Eigenheim oder Anträge für die finanzielle Unterstützung von selbststän­digen Unternehmern in der Corona-Krise: Jeder, der schon einmal mit notwendigen Formularen der öffentlichen Behörden in Berührung ge­kommen ist, sah sich mit einem recht ausführ­lichen Antragswesen konfrontiert. Besonders dort, wo viele Felder auszufüllen oder viele Seiten viele verschiedene Fragestellungen beinhalten, liegt ein großes Risiko bei der fehlerfreien Datenerfassung. Die eingetragenen Daten auf den komplexen Formularen können entweder nicht richtig oder nicht vollständig ausgefüllt werden.

Aber auch auf der Empfängerseite des Formulars besteht bei der Verarbeitung ein Risiko für die Datenqualität. Elektronische Verfahren vereinfachen solch einen Prozess erheblich, weil auf diesem Weg zum einen gesteuert werden kann, welche Daten der Antragserfasser überhaupt zwangsläufig ausfüllen muss. So bekommt dieser nur die Felder im Formular angezeigt, die wirklich notwendig sind. Und auf der anderen Seite hat der Empfänger die Unterstützung, die Daten nicht erst ins System bringen zu müssen, sondern gleich mit ihnen weiterarbeiten zu können – eine enorme Zeit- und somit Kostenersparnis. Auch Rückfragen zu klären kann bei der Antragsbearbeitung lange Wartezeiten bedeuten, die den gesamten Prozess ins Stocken bringen. Die Produktivität der Antragsbearbeitung könnte durch die Hilfe elektronischer Verfahren um bis zu 40 Prozent gesteigert werden.

Verschiedene Dateiformate spielen bei Anträgen ebenfalls eine Rolle. Je nachdem, welche Soft­ware der User nutzt, kann er nur bestimmte Dateitypen überhaupt öffnen und ausfüllen. Das sich im Zuge von Antragsprozessen eta­blierte PDF-Format ist mittlerweile genauso veraltet wie ein Worddokument. Zwar sind diese Dokumen­te einscannbar und gegebenenfalls inklusive Text­erkennung in einer Akte ablegbar – dabei werden die Daten aber nicht automatisch strukturiert in der Datenbank erfasst, sondern nur als Anhang angefügt. Somit wäre hier wieder eine Übertragung per Hand notwendig, damit im Folgeprozess überhaupt sinnvoll mit diesen Daten weitergearbeitet werden kann. Mit automatisiert erfassten Daten umgeht man diesen Schritt und kann diese auch systematisch durchsuchen und weiterverarbeiten.

Mit modernen Webapplikationen wie der CLC-PADD® S Suite+ lassen sich die Schwierigkeiten der Antragsbearbeitung auf beiden Seiten um­gehen. Beispielsweise haben gerade junge Bewerber, die schon mit Smartphone und Tablet aufwachsen, keine Lust mehr, ihr Anschreiben per Post zu schicken. Webanwendungen machen sämtliche Prozesse nicht nur auf dem Desktop-PC im Browser verfügbar, sondern lassen sich ebenso „responsive“ auf jeglichem Endgerät abbilden. Eine intuitive Webanwendung verringert somit die Hard- und Softwarevoraussetzun­gen und macht es allen Anwendern einfacher. Ebenso vereinfacht wird die

Definition eines neuen Antragsformulars, denn die Anforderer in den einzelnen Fachbereichen können bei den Antragsmasken viel einfacher selbst bei der Konfiguration mitwirken. Somit bekommt sogar der Fachbereich die Möglichkeit, an der Definition des Antrags aktiv mitzuwirken. Das bedeutet konkret: Eine Programmierung ist nicht notwendig, nur allein die Konfiguration der Masken ist nötig. Das sorgt sowohl bei der IT-Abteilung als auch in den Fachbereichen durch die Zeitersparnis für eine merkbare Kostenreduktion.

Somit ist der wichtigste Vorteil dieser Webapps vor allem die universelle, selbst vorzunehmende Konfiguration. Auszufüllende Felder können ge­nauso benannt wie gesteuert werden, um den Antragsprozess digital zu leiten. Wenn „Feld A“ ausgefüllt wird, muss im Anschluss „Feld G“ folgen. So lassen sich die Einstellungen be­quem im System vornehmen und leicht auch ein komplett neues Formular generieren, was bedeutet, dass an dieser Stelle kein Entwicklungsaufwand nötig ist.

Zudem können die Antragsszenarien auf die jeweiligen Endanwendergruppen zugeschnitten werden. Ein Antrag für die Abteilung A könnte beispielsweise andere Felder enthalten als der Antrag für Abteilung B. Auch für die jeweiligen Sachbearbeiter ist eine individuelle Konfiguration von Vorteil, da nur die wirklich relevanten Informationen angezeigt werden können. Antrags- und Folgeprozesse werden somit perfekt unterstützt – und das nur auf Basis der Daten im Antrag, die im Zuge der Datensparsamkeit der DSGVO überhaupt weiter-gegeben, verarbeitet und genutzt werden dürfen.

Integrierbar ist ebenso ein Genehmigungs­workflow, zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip: Stimmen zwei Leute dem Antrag per Mausklick zu, gilt er als offiziell und rechtlich als signiert. Wenn es doch noch eine händische Unterschrift sein muss, können die Antragsdaten hinterher noch immer als PDF zum Unterschreiben aus­gedruckt werden – entweder um das Originaldokument per Post zu senden oder als PDF im Webformular anzuhängen.

Nicht nur in der öffentlichen Verwaltung und bei Behörden, wo unterschiedlich komplexe Anträge zum Tagesgeschäft gehören, gewinnen digital abgebildete Antragsprozesse immer mehr an Bedeutung. Auch Unternehmen der Wirtschaft suchen immer mehr gezielt nach einer Unterstützungsmöglichkeit bei der ge­ne­rellen Datenerfassung. Die Ziele sind meist gleich: Die Datenqualität auf einem möglichst hohen Niveau zu gewährleisten, es dem An­wender aber gleichzeitig so leicht wie möglich zu machen, diese Daten zu erfassen. Umso größer wird dabei die Bedeutung, die Antragsprozesse mit einer direkten Anbindung ans hausinterne SAP-System zu verknüpfen und damit auch die Weiterverarbeitung der erfassten Daten zentral abzubilden. Alle Prozessschritte, wie beispielsweise der Genehmigungsworkflow oder die Erweiterung um Zusatzdaten, die ein Fachbereich benötigt, sind mit Hilfe der Webapplikation CLC-PADD® S Suite+ leicht und schnell umzusetzen. Sämtliche Informationen, die einem Datensatz auch nachträglich hinzu­gefügt werden sollen, lassen sich mit Hilfe eines weiteren, leicht selbst konfigurierbaren Formulars ergänzen.